POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ adoptée par le conseil d’administration du VAQ en décembre 2023

Voitures Anciennes du Québec (VAQ) s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. Nous accordons une importance particulière à la protection des renseignements personnels que vous nous confiez et vous pourrez constater que nos normes méritent la confiance que vous nous témoignez à cet égard. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements que vous nous confiez, particulièrement vos renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité (la « politique ») a pour but de vous présenter nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de nos sites Web -vaq.cq.ca et/ou autoexpochambly.ca, en souscrivant une adhésion, en complétant un formulaire de participation à un événement, en répondant à une demande provenant de nous par courriel et/ou par une infolettre, en personne ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez le VAQ, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

CHAMPS D’APPLICATION DE CETTE POLITIQUE
Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par le VAQ ou d’autres dans le cadre de nos activités et/ou services, ou lors de la navigation sur nos sites Web (vaq.qc.ca et autoexpochambly.ca)
La présente politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur nos sites Web précités. Le VAQ n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous cliquez sur un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

Un renseignement personnel est une information qui se rapporte à une personne physique et l’identifie ou qui peut être utilisée pour l’identifier.
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et/ou la prestation de services, y compris:
Des coordonnées personnelles, comme un prénom, un nom, une adresse, une adresse courriel, un groupe d’âge, un sexe et un numéro de téléphone ;
Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio ;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes, des commentaires et des réponses à des sondages ;
Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement ;
Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus ;
Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et vos liens familiaux ;
Des renseignements relatifs au recrutement comme un curriculum vitae. Des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par le VAQ ;
Des renseignements sur l’utilisation de notre site Web et d’autres renseignements techniques comme des détails concernant vos visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi ;
Le cas échéant, la preuve du consentement qui nous a été donnée (date, heure, moyen) dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.
Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos proches, vos parents, vos amis, vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisés que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de ces renseignements.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 16 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous en aviser. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous obtenons vos renseignements personnels directement auprès de vous avec votre consentement et lors de nos interactions avec vous, notamment comme suit :
Lors de votre abonnement à la revue du VAQ (Le Magazine de l’Auto Ancienne) en version papier et/ou électronique ;
Lors de votre inscription à des événements, activités et formations ;
Lorsque vous effectuez un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don ;
Lors de votre inscription à titre de bénévole pour notre organisme, et lors d’échanges durant toute la durée de votre bénévolat ;
Au cours de la prestation de services que nous vous rendons ;
Lors de votre navigation sur nos sites Web.
Nous collectons également des renseignements personnels que vous rendez accessibles au public, notamment sur les médias sociaux tels que Facebook, Instagram et Youtube.

Vous pouvez retirer votre consentement quant au traitement de vos renseignements personnels par le VAQ à tout moment, notamment en communiquant avec Delphine Fouarge, notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@vaq.qc.ca

À QUELLES FINS RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après et pour chacune desquelles nous indiquons pour quels motifs nous les utilisons :
Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos activités, pour vous offrir une infolettre, vous communiquer des informations et vous proposer des sondages ;
Pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et le VAQ ;
Pour vous permettre de nous contacter concernant nos services ou nos activités ;
Pour vous envoyer des infolettres. En souscrivant une adhésion au VAQ, nous établissons tacitement ensemble une relation d’affaires. Dans ce contexte, vous recevrez automatiquement les infolettres du VAQ. Vous êtes libre de vous désabonner de ces infolettres à tout moment ;
Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que leur contenu est pertinent et est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour l’appareil à partir duquel vous y accédez ;
À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos membres en matière de services, de marketing et pour mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres ;
Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou pour la gestion des risques ;
Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou selon les pratiques exemplaires dans le domaine (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude) ;
Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication de l’information ou pour protéger les droits de tiers.

DROIT À L’IMAGE LORS DE NOS ACTIVITÉS PUBLIQUES ?
Lors de nos expositions et événements publics, nous prenons des photos en vue de les utiliser pour informer le public et faire la promotion de nos activités.
Les photos qui sont cadrées sur un plan large et sur lesquelles aucune personne n’est reconnue distinctement ne requièrent aucune demande préalable d’autorisation de droit à l’image.
Pour les photos cadrées sur un plan plus serré, lors de nos expositions et activités, et sur lesquelles des personnes seront reconnues distinctement, la prise de vue photographique sera clairement signalée aux participants et au public. Toute personne refusant l’utilisation de photos sur lesquelles elle apparait devra nous aviser par écrit le jour de l’activité, à défaut de quoi le consentement de la personne sera automatiquement signifié.
Ce règlement sera clairement énoncé lors des événements.
Les bénévoles du VAQ recevront une demande d’autorisation pour l’utilisation de leur image, laquelle ils devront dûment compléter et signer.

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous partageons vos renseignements personnels avec nos employés, nos fournisseurs de services ou autrement dans le cadre de nos activités. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces employés et fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Nous avons des ententes avec nos employés et nos fournisseurs de services qui indiquent la façon dont ils doivent traiter vos renseignements personnels. Voici les catégories de tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels :

Des employés et des administrateurs du VAQ pour les fins de recrutement des membres, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres ;
Des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires, notamment pour la gestion de bases de données, et le paiement des adhésions ;
Des fournisseurs de services en technologie de l’information, afin de développer nos applications, d’héberger et d’entretenir nos sites Web (vaq.qc.ca et autoexposchambly.ca) ;
Des partenaires de marketing, comme Google et Facebook, pour promouvoir nos contenus et nos offres. Lorsque vous visitez nos sites Web, ces tiers peuvent utiliser des fichiers témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur vos appareils et disques durs pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur nos sites Web et ailleurs sur Internet. Ces technologies leur permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt.
Il se peut que nous soyons obligés de partager vos renseignements personnels avec les autorités si nous y sommes forcés, notamment par suite d’une ordonnance d’un tribunal nous forçant à divulguer lesdits renseignements personnels. Lorsque nous pourrons légalement et raisonnablement vous informer de cette communication de renseignements personnels, nous le ferons.
Au VAQ l’accès à vos renseignements personnels n’est accordé qu’aux employés, aux administrateurs, et à certains bénévoles qui ont besoin d’y avoir accès. Nos employés, administrateurs et bénévoles doivent signer une entente de confidentialité avant d’avoir accès à des renseignements personnels.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES FICHIERS TÉMOINS ET PIXELS INVISIBLES ?
Nous utilisons des fichiers témoins pour différentes fins, tel qu’indiqué ci-après. Nous utilisons des fichiers témoins que nous installons nous-mêmes, mais également ceux de tiers. Si vous y avez consenti, ces tiers recueillent des données sur chaque site Web comportant de tels fichiers témoins installés afin de nous fournir des données contextuelles en matière analytique, ou de nous permettre de vous cibler avec des publicités pertinentes.

Fichiers témoins essentiels : les fichiers témoins essentiels sont utilisés pour vous offrir nos services en ligne et rendre nos programmes disponibles afin, notamment, d’en assurer la sécurité. Ils sont essentiels à l’accès et à l’utilisation de notre site Web.
Notez que vous pouvez installer une extension à votre navigateur pour empêcher l’utilisation de fichiers témoins et de partager des informations avec Google Analytics.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialité@vaq.qc.ca.

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TRANSFERTS HORS QUÉBEC?
Le VAQ s’efforce d’héberger vos données au Canada et, lorsque possible, au Québec. Nous utilisons les outils et serveurs de Microsoft Canada lesquels sont situés en Ontario, ainsi qu’une réplication de ces données au Québec.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous suivons les normes généralement acceptées dans ce domaine pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures physiques, administratives et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :
Accorder un accès aux renseignements personnels selon des besoins spécifiques ;
Accorder les accès informatiques accordés selon le minimum requis dans le cadre des fonctions d’un employé, d’un administrateur ou d’un bénévole ;
Mettre en place une entente de confidentialité avec nos employés, nos administrateurs et nos bénévoles ;
Donner des formations aux employés, administrateurs et bénévoles en matière de protection des renseignements personnels ;
Détruire des documents papier contenant des données sensibles (exemple?: numéro de cartes de crédit) ;
Utiliser des mesures de sécurité techniques et opérationnelles, comme :
a. Mise en place d’un protocole de sauvegardes ;
b. Utilisation de pare-feu et d’antivirus ;
c. Application d’une politique de mots de passe forts et utilisation de solutions logicielles sécuritaires pour la gestion des accès et leur partage ;
d. Authentification multifacteur (MFA) pour se connecter à des plateformes infonuagiques ;
Examen périodique des mesures de protection de la vie privée.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Conséquemment, nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites donc à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que ces mêmes renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous par courriel à confidentialite@vaq.qc.ca. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre prise de connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :
Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements personnels et, le cas échéant, de demander d’y avoir accès. Sous réserve du droit applicable et le cas échéant du paiement d’une somme monétaire n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission, une personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant ;
Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et sont à jour ;
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons ;
Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à ses renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli) ;
Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser de manière irréversible les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes ;
Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
Lorsque vous communiquez avec nous, nous pourrions requérir des renseignements personnels additionnels afin de valider votre identité. Si nous ne pouvons accepter votre demande, nous vous informerons du motif de refus. Si vous êtes en désaccord avec notre décision, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, et nous ferons une nouvelle étude de votre requête. Autrement, vous pouvez exercer vos droits auprès de la Commission d’accès à l’information, ou l’autorité responsable dans votre juridiction, si vous êtes domicilié hors du Québec.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous par courriel à confidentialité@vaq.qc.ca

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?
Vous pouvez exercer vos droits en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels ou en utilisant les fonctionnalités techniques mises à votre disposition le cas échéant.
Veuillez communiquer avec Delphine Fouarge, notre Responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel à confidentialite@vaq.qc.ca ou par la poste aux coordonnées suivantes: Voitures Anciennes du Québec, Inc. – 329, rue de Rouville, Beloeil, QC. J3G1 X1

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans notre traitement des renseignements personnels. Nous vous recommandons de consulter cette politique de confidentialité régulièrement pour prendre connaissance d’éventuelles modifications.
Vous pouvez consulter la dernière date de mise à jour au bas de cette page. Nous vous encourageons donc à examiner cette date à chaque fois que vous visitez nos sites Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.